правила написания электронного письма

Здравствуйте, уважаемые читатели сайта Азбука-Инета. Сегодня я хотел бы вам предложить правила написания письма. Их можно воспринимать как рекомендации, которые помогут вести взаимно уважающую переписку. Будь то с друзьями, или деловая переписка. Ведь от того, как вы себя преподнесете собеседнику, зависит очень многое. Это и уважение к вам, доверие, возможность назначить деловую встречу. Уже по первому вашему письму можно определить, что вы за человек, сформируется первое впечатление о вас. Поэтому не следует пренебрегать негласными правилами написания электронного письма. 

Тема письма.

При создании нового письма старайтесь всегда указывать тему письма. Тема должна отражать главную суть письма. Но не пишите длинную тему. Старайтесь создать как можно краткую тему, не теряя при этом смысл письма. Благодаря теме получатель, не открывая письма, будет видеть важное письмо или нет, открыть его сразу или просмотреть позднее. 

Подпись письма.

Создайте для всех ваших почтовых адресов подпись. Благодаря этому ваш собеседник получить контактную информацию о вас. Это может быть ваш электронный адрес, адрес вашей компании или фирмы, ссылка на ваш сайт, контактные телефоны, факс. Также не забудьте указать ваше имя, фамилию и отчество. Все это даст получателю письма информацию о том, что он имеет дело с реальным человеком. О том, как создать подпись в письме читайте в этой статье.

Ответ на письмо

При ответе на письмо всегда старайтесь сохранять источник письма. Благодаря этому получатель будет постоянно в курсе, о чем идет переписка с вами.

Помимо вас у него есть и другие деловые письма с клиентами. И он не всегда может вспомнить на какую тему, по какому вопросу он с вами общается. А так, прочитав свой оригинал письма и ваш ответ, ему сразу станет все понятно, и он даст вам более точный ответ или рекомендацию.

Текст письма

При написании письма старайтесь писать грамотно и не допускать элементарных ошибок. Поверьте, читать письма, в котором допущены простые ошибки не очень приятно. Все это в дальнейшем отразится на вашем имидже, вашей репутации. Кроме того, проявляете уважение к собеседнику. Многие даже не здороваются в начале письма, переходя сразу к теме своего вопроса или проблемы. Вероятней всего вы получите ответ, но куда полным он будет если вы проявите уважение к визави. Не забывайте употреблять в вашем письме такие слова как «Здравствуйте», «Спасибо», «Пожалуйста», в конце можно добавить «С уважением, …»

При написании письма пишите больше конкретики, а не ваши эмоции, рассуждения. Лучше постарайтесь как можно полно описать ваш вопрос, вашу проблему. Тогда с большей степени вероятности вам дадут полный ответ на ваше письмо.

Не пишите текст письма заглавными буквами. Многих это раздражает. Пишите как обычно. Разбивайте текст по абзацам. Это повысит читабельность вашего письма.

На этом и закончим. Сегодня мы вкратце расмотрели правила электронного письма. Благодаря таким простым рекомендациям ваша переписка станет приятной не только для вашего собеседника, но и для вас.

Всего вам хорошего. До новых встреч на нашем сайте.

Успех – это то, что даёт тебе возможность выйти на новый уровень для того, чтобы двигаться дальше.

Максим Аверин